塾の月謝未納、どう催促する？｜角を立てない段階的な対応の手順と文例

公開日: 2026年9月7日

入金の記録を確認していて、今月もあの家庭の月謝が入っていない。生徒は毎回元気に通ってきていて、保護者とも面談で普通に話している。だからこそ、どう切り出せばいいのか分からない──個人塾の塾長にとって、月謝の未納は金額の問題以上に、言い出しにくさの問題です。

そのまま1か月、2か月と先延ばしにすると、金額は膨らみ、伝えるハードルはさらに上がります。逆に、感情のまま強く伝えれば、生徒が塾に来づらくなってしまう。この難しさは、個人塾の塾長がほぼ全員ぶつかるところです。

ただ、未納対応は塾長の言い方の上手さではなく、あらかじめ決めた手順で決まります。「いつ、誰が、どの手段で、何と伝えるか」が先に決まっていれば、その都度悩まずに済み、相手にも「決まりごとの連絡」として伝わります。この記事では、未納が起きる原因の整理から、段階別の手順と文例、そして未納そのものを減らす仕組みまでをまとめます。

未納は「保護者の姿勢」ではなく「仕組みの隙間」で起きる

催促の前に、原因を切り分けます。未納の背景はおおよそ次の4つに分かれ、どれに当たるかで対応がまったく変わります。最初の連絡を「支払う気がない人」への催促として書いてしまうと、実際はうっかり忘れだった場合に強い不信感を残します。

ここで押さえておきたいのは、最初の3つは塾側の仕組みで減らせるという点です。手渡し中心の集金、請求書を出す日がバラバラ、内訳が分かりにくい、といった運用そのものが未納を生んでいることは珍しくありません。原因の切り分けは、催促の作法であると同時に、自塾の運用の点検でもあります。

催促を始める前に決めておく4つのこと

未納が起きてから「どうしよう」と考えると、判断が感情に引っ張られます。落ち着いているうちに、次の4つを決めて紙に書いておきます。

1. 入金確認をする日：毎月何日に入金状況を確認するかを固定します。「毎月10日と月末」のように決め、確認を業務のルーティンに入れます。確認日が決まっていないと、気づくのが数か月後になります。
2. 連絡する担当と手段：個人塾では塾長になりますが、「誰が」「どの手段で」を決めておきます。保護者連絡の手段を整理した記事で触れたとおり、お金の連絡は講師の個人LINEや生徒経由ではなく、塾の窓口から保護者本人へが原則です。
3. 段階と時期の目安：期限の翌日、1週間後、2週間後、翌月……と、次の段落の表のように段階を決めます。すべての家庭に同じ手順を適用することが、公平さと言い出しやすさの両方を守ります。
4. 記録の残し方：いつ・どの手段で・誰に・何を伝え、相手が何と答えたかを1行で残します。記憶に頼ると「言った・聞いていない」になり、対応が長引いたときにも困ります。

段階別の対応手順と文例

目安として、次の4段階で進めます。日数は自塾の締め日に合わせて調整してください。大切なのは段階が進むほど、伝える手段を「軽いもの」から「記録に残るもの」へ切り替えることです。

第1段階：期限の翌日〜3日後（メッセージ）

ここでは「催促」ではなく行き違いの確認として送ります。督促の言葉を使わず、事実と次の行動だけを短く書くのがコツです。宛先は必ず保護者本人にします。

「行き違いでしたら申し訳ございません」の一言があるだけで、受け取り方が大きく変わります。また、金額・期限・振込先をその場に書くことで、保護者が別の書類を探す手間をなくします。

第2段階：1週間後（電話）

反応がない場合は電話に切り替えます。文字だけでは、こちらの意図も相手の事情も伝わりにくいためです。電話では次の順番で話します。

1. 名乗り、生徒の様子をひとこと（「〇〇さん、今週もよく取り組んでくれています」）
2. 入金が確認できていない事実と金額を伝える
3. 「いつ頃であればお支払いいただけそうでしょうか」と、相手に期日を言ってもらう
4. その期日を復唱し、支払い方法を確認する

3番目が要点です。こちらから「今週中にお願いします」と迫るより、相手に期日を決めてもらうほうが守られやすく、家庭の事情がある場合はここで自然に打ち明けてもらえます。事情を聞いたら、詮索はせず「分割でのお支払いも相談できます」「次月分と合わせてのご案内も可能です」など、選択肢を示す側に回ると話が前に進みます。

通話後は、話した内容と約束した期日を必ず記録に残します。

第3段階：2週間〜月末（書面）

約束の期日を過ぎた場合、書面に切り替えます。ここでの目的は、金額と期日を双方が同じ形で持つことです。文面は感情を入れず、事務的に整えます。

封書にする理由は、生徒経由で渡さずに保護者へ直接届けるためです。生徒に金銭に関する書類を持たせることは避けます。子どもが板挟みになり、通塾そのものが苦しくなることがあります。

第4段階：翌月以降も未入金のとき

ここまでで解決しない場合、対応は「催促」から「話し合い」に移ります。保護者と直接会う場を設け、未納額の確認、支払いの計画、今後の通塾をどうするかを一緒に決めます。休塾や退塾の扱いを含む場合は、月謝改定の告知を扱った記事と同じく、口頭で伝えたうえで書面でも残すのが原則です。

金額が大きい、長期にわたる、連絡が取れないといった段階になったときは、塾長ひとりで抱えず弁護士などの専門家に相談してください。内容証明郵便や法的手続きの要否・進め方は個々の事情で変わるため、この記事では具体的な判断には立ち入りません。早めに相談することで、取れる選択肢が広がります。

角を立てずに伝えるための3つの原則

どの段階にも共通する伝え方の原則です。文例をそのまま使う場合も、この3点を外さないようにします。

• 指導の話とお金の話を混ぜない：「未納なので宿題を見ません」といった扱いは、生徒を巻き込むことになります。生徒への指導は変えない、と塾長の中で線を引いておきます。
• 推測を書かない：「お忘れではないでしょうか」「お困りかと存じますが」といった推測は、相手の状況を決めつける形になります。確認できている事実だけ（入金の確認が取れていない・金額・期限）を書きます。
• 全員に同じ手順で：付き合いの長い家庭だけ声をかけない、逆に厳しく言う、といった差は、いずれ不公平感として表に出ます。決めた手順どおりに、淡々と進めます。

そして、入金が確認できたら必ずお礼を伝えます。「ご入金を確認いたしました。ありがとうございました」の一言で、やり取りがきちんと終わります。ここを省くと、保護者側に気まずさだけが残ります。

そもそも未納を減らす4つの仕組み

催促の型を持つことは大切ですが、本当に効くのは催促の回数そのものを減らす運用です。月謝管理・集金方法の記事と重なる部分もありますが、未納対応の観点で4つ挙げます。

口座振替の導入は、集金代行会社の選定や保護者への案内など準備が必要ですが、「言いにくい催促」の回数を構造的に減らせる点で、小さな塾ほど効果があります。導入までの間も、請求の出し方を揃えるだけで未納は減ります。請求書発行の自動化を扱った記事の「雛形化→名簿連動→システム化」の順で進めると無理がありません。

「誰が未納か」を毎月同じ手間で把握する

未納対応でいちばん時間を食うのは、催促そのものより誰が未納かを調べる作業です。名簿がエクセル、請求書がワード、入金の確認が通帳、やり取りの記録が手帳……と分かれていると、毎月の突き合わせに時間がかかり、確認日そのものが飛んでしまいます。

生徒の名簿と請求、入金の記録が同じ場所にあれば、「今月の未入金は誰か」が一覧で見えるようになり、保護者への連絡もその場から行えます。業務効率化の記事で挙げた「探す時間」を減らす取り組みの、もっとも分かりやすい対象がここです。

まとめ：今月からできること

未納の連絡が重く感じるのは、毎回ゼロから言葉を考えているからです。手順と文例が手元にあれば、「決まった段階の、決まった連絡」として淡々と進められます。まずは入金確認の日をカレンダーに入れ、第1段階の文例を1つ作るところから始めてみてください。

※本記事は一般的な運用の考え方をまとめたものです。契約・債権回収・税務に関する個別の判断については、弁護士・税理士などの専門家や所轄の機関にご確認ください。